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福建省归档文件整理细则

2012-11-29 08:47:41        字号:   

  福建省归档文件整理细则

  关于印发《福建省归档文件

  整理细则》(试行)的通知

  各市、县(区)档案局,省直机关各单位:

  为适应档案管理现代化的需要,规范归档文件的整理方法,我局根据国家行业标准da/t—2000《归档文件整理规则》,结合我省档案工作实际情况,制定了《福建省归档文件整理细则》(试行),对归档文件整理的原则和具体方法作出了规定,现将《细则》印发给你们,请遵照执行。

  归档文件采用不立卷的整理方法,是机关档案工作的一次改革,它改变了原传统立卷的整理方法,兼顾了计算机与手工两种管理方法,以及机关档案室和档案馆的管理需要,也为规范电子文件归档整理方法奠定了基础,是一项新的工作。各地、各单位在开展这项工作是应积极稳妥,在进度上不应强求一致,不搞“一刀切”,要在当地试点的基础上,总结经验,稳步推开。各单位可根据本单位的实际情况确定何时采用归档文件不立卷的整理方法。各行业系统可根据本《细则》制定实施办法,并报省档案局核准。

  各设区的市档案局应及时将各市、县(区)档案局在本地区贯彻执行《福建省归档文件整理细则》(试行)的情况汇总上报省档案局。同时,请各单位将执行细则过程中所遇到的情况和问题及时反馈给我们。

  附件:《福建省归档文件整理细则》(试行)

  福建省档案局

  二00一年九月二十四日

  主题词:归档文件    整理细则    通知

  抄  送:国家档案局

  福建省归档文件整理细则(试行)

  1  总则

  1.1  为了适应档案管理现代化的需要,规范归档文件的整理方法,提高工作效率,根据中华人民共和国档案行业标准da/t22—2000《归档文件整理规则》,结合本省实际情况,制定《福建省归档文件整理细则》(以下简称细则)。

  1.2  本《细则》适用于全省各级机关、团体和其他社会组织在其职能活动中形成的,办理完毕的,应作为文书档案保存的各种纸质文件材料的整理。

  2  整理原则及质量要求

  2.1  归档文件整理应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

  2.2  归档文件应齐全、完整、准确。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制。

  2.3  整理归档文件所使用的收发室材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

  3  整理方法

  3.1  归档文件的整理以“件”为单位,一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件;正文与附件为一件;原件与复制件为一件;转发文与被转发文为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件;来文与复文各为一件;重要文件(如法律法规等)须保留历次修改稿的,其正本与历次稿(包括定稿)各为一件。

  3.2  归档文件分类采用年度-机构-保管期限;年度-问题-保管期限;年度-保管期限三种方法。分类方案应保持相对稳定。

  3.2.1  年度-机构保管期限分类法应先按归档文件形成年度分类,在每个年度内,按单位内设机构设置类目,再根据保管期限分类。

  3.2.2  年度-问题-保管期限分类法应先按归档文件的形成年度分类,在每个年度内,按问题设置类目,再根据保管期限分类。

  3.2.3  年度-保管期限分类法应先按归档文件的形成年度分类,在每个年度内,按保管期限分类。

  3.2.4  归档文件所属年度的区分,一般应以文件的签发日期(落款日期)为准。跨年度会议形成的文件材料放在会议闭幕年整理归档;跨年度处理的非诉讼案件形成的文件材料放在结案年整理归档。

  3.2.5  用问题分类法时应参照单位内部组织机构的职能性质来设置类别,并保持其连续性。

  3.3  归档文件按件用线装订。采用左侧装订的,应将左、下侧对齐;采用左上角装订的,应将左、上侧对齐。

  3.4  归档文件装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;不同文字的文本,无特殊规定的,中文本在前,其它文本在后。

  3.5  归档文件的排列方法,应在分类方案的最低一级类目内,按文件形成时间顺序排列。会议文件、统计报表、非诉讼案件等成套文件可集中排列。

  3.6  归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页目端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、机构或问题、年度、保管期限、馆编件号等项目,其格式如图所示。归档章项目填写应严格按照图(略)所示顺序进行。加盖归档章时应尽量不要压住文件字迹,也不宜与批示文字或收文章等交叉。

  3.6.1  全宗号:填写档案馆给立档单位编制的代号。 

  3.6.2  年度:填写文件形成年度。填写时以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如:1999。

  3.6.3  保管期限:填写归档文件保管期限的简称或代码。

  3.6.4  机构(问题):填写作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。

  3.6.5  件号:填写归档文件排列顺序号,分为室编件号和馆编件号两种。室编件号是机关档案室在文件归档整理时,根据分类方案的最低一级类目,按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号是在档案移交进馆时,按进馆要求标注。

  3.7  归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

  3.7.1  归档文件应逐件编目。针对同一问题的来文与复文,应在备注栏内,互作备注。

  3.7.2  件号:填写室编件号。

  3.7.3  责任者:填写制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。

  3.7.4  文号:填写文件的发文字号。填写时应照实抄录,不能省略。

  3.7.5  题名:填写文件标题。文件没有题名或题名不规范的,应根据文件内容重新拟写或补充,并外加“[  ]”。会议记录须重拟题名时,应写明会议的时间和主要内容。 

  3.7.6  日期:填写文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如19990909。填写两行时,应为      。

  3.7.7  页数:填写每一件归档文件的总页数。计算页数时以文件中有图文的页面为一页,空白页不计。 

  3.7.8  备注:注释文件需要说明的情况。

  3.7.9  归档文件上当用纸规格采用国际标准a4型。目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目,其中全宗名称即立档单位的名称,填写时应使用全称或规范化简称。

  3.8  归档文件应严格按照室编件号顺序装盒,并填写档案盒封面、盒脊等项目。

  3.8.1  不同年度形成的归档文件不应放入同一档案盒。

  3.9  归档文件整理完毕,应按年度填写“年度归档文件整理说明”。主要说明年度文件的总数量,不同类别与保管期限归档文件的数量,及当年归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况,并填写归档文件的整理人、检查人和日期。

  4  附则

  4.1  各行业系统可根据本细则制定实施办法,并根据福建省档案局审核批准。

  4.2  本细则由福建省档案局负责解释。

  4.3  本细则自发布之日起试行。

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