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中共武夷山市委文明办武夷山市档案局关于开展机关企事业单位档案工作规范化建设和档案整理质量合格认证活动的通知

作者:admin 日期:2017/2/20 10:01:39 人气: 标签:
导读:为深入贯彻落实《中共福建委办公厅、福建省人民政府办公厅关于进一步加强和改进新形势下档案工作的实施意见》(闽委办发〔2015〕1号)及南平市、武夷山市《关于进一步加强和改进新形势下档案工作的实施意见》有关文件精神,根据《中共南平市委精神文明建设办公室、南平市档案局关于开展机关企事业单位档案工作规范化建设和档案整理质量合格认证活动的通知》(南档联〔2016〕1号)文件部署,推动新时期我市档案工作规范化建设,促进档案工作更好的服务文明城市和文明单位创建工作,更好的服务我市科学发展、跨越发展,武夷山市委文明办会同武夷山市档案局在全市开展机关企事业单位档案工作规范化建设和档案整理质量合格认证活动,并将认证结果纳入各级文明单位考核范围。

 

武档联〔2017〕1号

中共武夷山市委文明办  武夷山市档案局

关于开展机关企事业单位档案工作规范化建设

和档案整理质量合格认证活动的通知

 

各乡(镇)人民政府、街道办、农茶场,市直各单位:

    为深入贯彻落实《中共福建委办公厅、福建省人民政府办公厅关于进一步加强和改进新形势下档案工作的实施意见》(闽委办发〔2015〕1号)及南平市、武夷山市《关于进一步加强和改进新形势下档案工作的实施意见》有关文件精神,根据《中共南平市委精神文明建设办公室、南平市档案局关于开展机关企事业单位档案工作规范化建设和档案整理质量合格认证活动的通知》(南档联〔2016〕1号)文件部署,推动新时期我市档案工作规范化建设,促进档案工作更好的服务文明城市和文明单位创建工作,更好的服务我市科学发展、跨越发展,武夷山市委文明办会同武夷山市档案局在全市开展机关企事业单位档案工作规范化建设和档案整理质量合格认证活动,并将认证结果纳入各级文明单位考核范围。现将有关事项通知如下:

    一、加强领导,统筹规划

    结合精神文明单位创建的契机,开展档案工作规范化建设和档案整理质量合格认证工作,是全面促进机关、企事业单位档案工作规范化管理、提高服务能力的抓手。各单位要充分认识到档案工作规范化建设的重要性,切实加强本单位档案规范化建设工作的组织领导,从机制、人力、物力、财力上支持和保障,确保本单位档案规范化建设工作落到实处。结合本单位的实际情况,对照认证指标体系,统筹规划本单位档案规范化建设和档案整理质量合格认证工作,制定实施方案,明确目标、步骤及方式,先易后难、逐条逐项抓好落实,建立健全档案工作业务规范,全面提升档案工作水平。

    二、严格标准,确保质量

    机关、企事业单位档案工作规范化建设和档案整理质量合格认证适用于全市各级机关、企业、事业、团体、民主党派等单位。各相关单位按照《档案法》、《福建省档案管理条例》、《归档文件整理规则》等文件要求对本单位档案工作进行规范化建设。合格认证坚持自愿申报、客观公正、实事求是原则。

    (一)合格认证由档案行政管理部门组成的评估小组负责。评估程序主要是:依据认证体系内容,听取汇报、审查申请材料及相关证明材料、实地查看、逐项评分、意见反馈、形成结论等。

    (二)采用百分制计分办法,评估成绩由武夷山市档案局统一报送至市委文明办,折合成各级文明创建单位测评指标中“组织领导”项目得分(满分3分)。同时,依据评估成绩相对应颁发优秀、良好、合格三个等级证书(得分80—89分为合格等级;得分90—95分为良好等级;得分95分以上的为优秀等级)。没有通过合格认证的文明单位此项不得分。

    (三)市文明办、市档案局统一机关、企事业单位档案工作规范化建设和档案整理质量合格认证等级证书的式样、规格,由档案行政管理部门负责制发。

    (四)机关、企事业单位档案工作规范化建设和档案整理质量合格认证等级证书有效期为三年,到期后档案行政管理部门组织复查。对复查不符合标准者,限期整改,整改后仍不合格者,取消其相应等级资格。

     三、具体申报方式和时间

    (一)申报单位对照《武夷山市机关、企事业单位档案工作规范化建设和档案整理质量合格认证指标体系》(附件1),逐项自检达标后,提出相应等级合格认证申请,向市档案局申报。

    (二)申报时应提供以下材料:

    1.申请报告一份。主要内容包括本单位基本情况、档案工作全面管理情况、争创档案规范化管理单位的主要措施与成效、存在问题及整改措施,及申报的等级等。

    2.填报《武夷山市机关、企事业单位档案工作规范化建设和档案整理质量合格认证指标体系》(附件1)自评表一份。

    3.《武夷山市机关、企事业单位档案工作规范化建设和档案整理质量合格认证申报审批表》(附件2)一式三份。

    4.申报时间:每年的8月30日前。

    5.报送至:武夷山市档案局监督指导科,联系人:黄国英、张逸竞,联系电话:0599-5302320。

 

附件:

    1. 武夷山市机关、企事业单位档案工作规范化建设和档案整理质量合格认证指标体系

    2. 武夷山市机关、企事业单位档案工作规范化建设和档案整理质量合格认证申报审批表

 

 

 

                                                                        中共武夷山市委文明办        武夷山市档案局   

                                                                                               2017年2月16日

 

 

 

 

 

 

抄送:南平市档案局

武夷山市档案局办公室            2017年2月16日印发


附件1

武夷山市机关、企事业单位档案工作规范化建设和档案整理

质量合格认证指标体系

序号

评估指标内容

分值

评估细则与评分说明

自评得分

1

组织领导

10

 

 

1.1

明确单位有分管领导、有综合部门负责人主管档案工作

1

有文件各得1分

 

1.2

档案管理部门配备了与档案工作相适应的专(兼)职档案人员,并保持相对稳定,且档案人员文化程度达到高中以上并经过上岗培训

2

1.专职档案员0.8分,兼职档案员0.5分,近两年档案人员未变动0.2分。

2.档案员取得岗位培训证书得1分

 

1.3

采取多种形式学习、宣传、贯彻《档案法》《福建省档案条例》

1

一种形式0.2分,满1分为止

 

1.4

及时、准确向档案行政管理部门填报档案工作统计年报、档案登记办理表;按时完成其它档案调查统计工作。

3

查近3年档案登记表,按照比例得分。

 

1.5

按规定及时报送档案电子目录数据

2

查近3年报送登记表,按照比例得分。

 

1.6

近五年因档案工作成绩显著,获得相关单位表彰、奖励的集体或个人

1

获得档案行政管理部门或者本系统、本单位奖励的得1分。

 

2

制度建设

9

 

 

2.1

制定本单位档案管理办法及档案安全突发事件应急预案

2

查正式文件,各得1分

 

2.2

制定本单位档案收集、保管、利用、保密和档案人员岗位责任制度

3

查正式文件,五项制度各得0.5分

 

2.3

制定了本单位各门类文件材料归档范围和保管期限表并经档案行政管理部门审批或备案

2

查正式文件

 

2.4

制定了适合本单位特点的、科学的各门类档案分类大纲和编号方法

2

有本单位档案分类大纲得1分;有编号方法得1分

 

3

基础设施

11

 

 

3.1

库房做到办公、阅览、库房三分开。

1

库房与办公、阅览三分开1分;二分开0.5分.

 

3.2

库房设计符合规范要求

2.5

1.库房位置选择得当0.5分,设在顶层、底层或盥洗室旁不得分;

2.库房门、窗户设置符合规范,防盗门、防盗窗各得0.5分;

3.库房内用电线路安装规范,照明符合要求得0.5分;

4. 库房密闭好0.5分.

 

3.3

档案装具符合国家或行业主管部门要求,配备适应特种载体档案保管、利用需要的设备。

2.5

1.档案箱柜符合标准要求1分

2.档案盒质量符合标准要求1分

3.专门档案装具符合要求,得0.5分。

 

3.4

档案库房配备了防火、防光、防潮、防高温、防尘、防虫、防有害气体等设施设备,并实施有效管理。

 

3

1.配有空调、去湿设备,各得0.5分;

2.温湿度达标得0.5分

3.及时更换灭火器材0.5分

4.配置防光窗帘0.5分

5.档案箱柜中放置档案防霉防虫药品0.5分

 

3.5

档案室配备了现代化管理设备(包括计算机、扫描仪、刻录机、复印机、照相机等)。

2

有专用计算机得1分;其它设备各0.25分(其它部门共用可得分)。  

 

4

业务建设

44

 

 

4.1

档案门类齐全且集中统一保管

4

文书档案、科技档案、声像档案、实物档案、电子档案、专门档案,各门类0.5分,统一保管1分.

 

4.2

各门类归档的文件材料收集齐全、完整.

8

查近3年各门类完整率、准确率,95%以上得分.按比例扣分。

 

4.3

各门类档案保管期限划分准确

4

查近3年,各门类抽查5卷,按比例得分.

 

4.4

文书档案整理符合《机关档案工作业务建设规范》、《福建省归档文件整理细则》规定

6

从近3年的开始,逐年查看,每年抽查两卷,如果存在档案丢失、缺少、损毁情况一分不得。

 

4.5

专门档案整理符合有关专门档案管理规定

2

确无专门档案可得分

 

4.6

会计档案整理符合《福建省会计档案基础工作规范》规定

2

确无会计档案可得分

 

4.7

科技档案整理符合《科技档案案卷构成的一般要求》规定

2

确无科技档案可得分

 

4.8

声像档案整理符合《照片档案管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》规定

2

两门类各得1分,无声像档案不得分

 

4.9

电子档案整理符合《福建省电子文件归档与电子档案管理办法》规定

2

无电子档案不得分

 

4.10

创建文明城市文件材料收集齐全完整

4

按市委文明办文件要求收集材料,按比例扣分。

 

4.11

创建文明城市文件材料整理规范

5

按档案规范整理,得4分。

 

4.12

及时报送创建文明城市相关材料

3

双渠道报送至市委文明办、市档案局,各得1.5分。

 

5

档案管理

15

 

 

5.1

建立全宗卷

2

全宗卷内材料齐全:单位全宗介绍;大事记;档案交接文据;档案移交目录;档案保管期限表、整理说明;档案统计台账;档案工作制度。材料齐全规范得分。

 

5.2

档案借阅、利用情况

2

建立档案借阅登记簿、借阅登记手续完备。有建立登记簿和3年内手续完备得分。

 

5.3

编制了能适合档案利用需要的检索工具

4

有文书档案案卷目录、全引目录或归档文件目录得2分; 科技档案、会计档案、声像档案、专门档案案卷目录有相应档案的具备相应的目录的得2分。

 

5.4

对单位各类档案及专用设备建立了台账,档案收进、移出登记清楚,有库藏档案总量、分类统计表。

2

建立台账得1分;档案收进移出登记清楚得0.5分;有库藏档案总量、分类统计表得0.5分。

 

5.5

按规定及时向同级档案馆报送已公开政府信息。

2

及时报送得1分;报送文件资料齐全,纸质、电子文件同时报送的得1分。无需报送的单位可得分

 

5.6

到期档案按时向当地同级国家综合档案馆移交,移交手续齐全,过保管期限需要销毁的档案严格执行销毁制度,销毁手续齐全。

2

1.按规定向档案馆移交到期档案且移交及时完整、手续齐全得1分;

2.销毁档案登记造册,履行审批手续的得1分(未存在销毁情况的不扣分)。

 

5.7

 档案人员熟悉库藏档案和检索工具,提供利用工作做到及时有效

1

档案人员调卷速度快、服务态度好得0.5分;查全率、查准率达到95%以上得0.5分。

 

6

信息化

11

 

 

6.1

档案信息化建设做到与本单位信息化建设同步规划。

1

列入单位信息化建设规划(方案)的或单独制定档案信息化建设规划得1分

 

6.2

有档案管理计算机网络系统,使用符合国家规范要求的档案管理软件,归档电子文件须可读。

2

1.有档案计算机管理网络系统或者使用单机版的均可得2分;随机抽查得1分

 

6.3

电子档案管理符合安全管理要求。

2

采取必要防护措施::如系统与互联网物理隔离且安装防病毒软件并及时更新1分;归档电子文件脱机保存得1分。

6.4

开展档案信息数据库建设。

6

1.全文扫描并建立符合规范要求文件级目录数据库得4分;

2.建立业务、专门档案、声像档案案卷级目录数据库得2分。

 


附件2 

武夷山市机关、企事业单位

档案工作规范化建设和档案整理质量合格认证申报审批表

 

申报单位____________

   

申报等级___________ 

                  

申报时间____________

单位档案工作基本情况表

                                   

单位类别

 

单位级别

 

单位成立时间

 

分管领导姓名

 

档案机构名称

 

申报等级

 

档案员

专职或兼职

文化程度

专业程度

 

 

 

 

库房面积

   m²

办公室面积

   m²

阅览室面积

   m²

文书档案

 

科技档案

 

会计档案

 

专门档案

 

音像档案

 

电子档案

 

总计

 

单位

自检

情况

 

 

 

                               单位盖章

                                年   月   日

 


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